Referensi terkait Aplikasi SIGA YANKB dan DALLAP, pertanyaan dan permasalahan yang sering ditemui, disertai jawaban dan solusinya
>> Materi Dasar
Materi dasar New SIGA yang berupa Power Point dan PDF dapat diunduh di https://bit.ly/newsigajatim 💾
>> Video Tutorial K/0
Video Tutorial Pengisian K/0 (Kartu Pendaftaran atau Data Dasar) dapat diunduh di aplikasi New SIGA dengan langkah sbb:
>> Video Tutorial R/1, R/2, dan Rekapitulasi Data Keluarga
Beberapa Video Tutorial R/1, R/2, dan Rekapitulasi Data Keluarga yang sudah dibuat bisa ditonton di SINI 🎥
Softfile blanko-blanko tersebut dapat diunduh di https://bit.ly/newsigajatim
Biasanya karena login bukan menggunakan akun user yang mempunyai hak akses Operator murni, melainkan Administrator, Supervisor, atau kombinasi (bukan murni Operator).
Akun user yang bisa melakukan ubah/tambah adalah user dengan hak akses Operator saja, bukan Administrator, Supervisor, atau kombinasi (misal Operator+Administrator).
* SOLUSI *
KK yang baru saja ditambahkan atau diubah pada menu Rekapitulasi Data Keluarga, tidak dapat langsung muncul atau langsung digunakan pada Aplikasi. KK Baru ataupun Perubahan KK tersebut baru akan terlihat/muncul pada H+1 atau maksimal 1×24 jam.
* SOLUSI *
Tunggu hingga melewati proses update/sinkronisasi otomatis tersebut. Dengan kata lain, tunggu hari berikutnya, barulah hasil penambahan/perubahan akan dapat muncul/digunakan pada Aplikasi.
Intinya:
Tambahkan KK Baru tersebut, Simpan, lalu tinggalkan, tidak perlu dicek kembali, tidak perlu pula input ulang berkali-kali.
Tunggu 1×24 jam, baru boleh lakukan pengecekan jika ingin.
Data yang baru saja ditambahkan atau diubah pada menu salah satu formulir, tidak dapat langsung muncul atau langsung digunakan pada Aplikasi. Data Baru ataupun Perubahan Data tersebut baru akan terlihat/muncul di laporan pada H+1 atau maksimal 1×24 jam.
* SOLUSI *
Tunggu hingga melewati proses update/sinkronisasi otomatis tersebut. Dengan kata lain, tunggu hingga hari berikutnya, barulah hasil penambahan/perubahan akan dapat muncul/digunakan pada Aplikasi.
Biasanya disebabkan karena koneksi yang tidak bagus antara perangkat entry dengan server, atau server sedang overload.
* SOLUSI *
Biasanya bisa berhasil jika kita ulangi coba Simpan lagi sampai beberapa kali. Akan lebih baik jika memberi jeda antara coba Simpan tersebut, mungkin 30-60 detik. Jika tetap tidak berhasil, coba lihat pada [Kemungkinan-2]
Jika solusi pada [Kemungkinan 1] tetap tidak bisa, maka kemungkinan kedua disebabkan hasil migrasi yang kurang sempurna.
Biasanya tulisan pesan kesalahan agak panjang, disertai sebaris keterangan error yang berupa bahasa pemrograman.
Kemungkinan penyebabnya adalah hasil migrasi yang kurang sempurna pada daftar nama Anggota Pengurus, daftar nama Anggota K/0 Poktan, daftar nama Tenaga Kesehatan pada K/0/KB, dan lain-lain semacam itu .
* SOLUSI *
Karena kita tidak tahu pasti pada nama mana yang menyebabkan kesalahan/error, maka hapus semua nama pada daftar-daftar tersebut hingga kosong, kemudian lakukan entry ulang untuk nama-nama tersebut. Entry ulang beberapa saja dahulu (tidak harus semua), kemudian lakukan Simpan. Hampir selalu berhasil dengan cara ini.
Jika sudah berhasil Simpan, maka permasalah sudah teratasi. Selanjutnya bisa lakukan edit lagi K/0 tersebut dan lanjutkan melengkapi entry semua data yang kurang hingga lengkap.
Hal tersebut disebabkan karena fitur Auto Translate (menterjemahkan ke bahasa lain, dalam hal ini bahasa inggris) pada browser/peramban (biasanya Chrome) yang Anda gunakan, sehingga beberapa kata akan secara otomatis diterjemahkan menjadi bahasa inggris.
* SOLUSI *
Matikan fitur Auto Translate pada browser, dengan langkah sebagai berikut:
K/0 tidak dapat dihapus. Jika ada K/0 yang sudah tidak dibutuhkan lagi, silakan di-nonaktifkan saja.
Caranya adalah dengan login ke aplikasi newsiga (https://siga.kemendukbangga.go.id) menggunakan akun Administrator. Nantinya akan muncul menu tambahan yaitu Administrator (menu pada kiri atas). Dari menu administrator tersebut kita dapat menonaktifkan K/0.
Misal `Si A` saat PK tahun sebelumnya masih didata sebagai Anak, namun sekarang `Si A` menikah, dan tentunya akan punya KK sendiri, dan menjadi PUS.
Cara penyesuaiannya pada Aplikasi New SIGA:
Tahap I (mengeluarkan `Si A` dari KK lama)
Setelah `Si A` beserta suami/istrinya sudah dikeluarkan (dihapus) dari KK orangtuanya masing-masing, maka selanjutnya adalah membuat KK baru untuk PUS baru tersebut sesuai dengan langkah-langkah pada Tahap II di bawah ini.
Tahap II (membuat KK baru untuk Si A)
Tunggu hingga maksimal 1×24 jam, agar data tersebut dapat dimanfaatkan utk pengisian R1 ataupun formulir lainnya.
Catatan:
Data Keluarga yang baru saja ditambahkan baru akan dapat muncul pada Rekapitulasi Data Keluarga maupun pada menu-menu Pencarian lainnya setelah pada H+1 atau maksimal 1×24 jam.
Cara menambahkan Data Keluarga baru ada pada VIDEO TUTORIAL ini (klik di sini 📺)
Ada beberapa video untuk entry R1 dan R2, VIDEO TUTORIAL ada di sini (klik di sini 📺)
Jika menemukan kasus Saldo R2 SIGA (khusus APBN) tidak sama dengan SO SIRIKA, biasanya disebabkan jumlah Penyesuaian Pelayanan pada SIRIKA tidak sama dengan jumlah pelayanan (yang menggunakan alokon) yang diinputkan pada R1 SIGA.
Harus dipastikan bahwa jumlah pelayanan akseptor (yang menggunakan alokon) diinputkan pada R1 SIGA sama dengan jumlah Penyesuaian Pelayanan pada SO SIRIKA.
Silakan berkoordinasi antara Operator SIGA dan Operator SIRIKA. Jika mengalami kendala maka silakan menghubungi Admin SIRIKA di Provinsi.
Admin SIRIKA Provinsi nantinya jika diperlukan juga akan berkoordinasi dengan Admin SIGA Provinsi.
Jika menemukan kasus Saldo R2 SIGA (khusus APBN) minus, kemungkinan besar disebabkan kesalahan saat input SO SIRIKA. Angka yang seharusnya dimasukkan ke dalam Penyesuaian Pelayanan pada SO SIRIKA keliru dimasukkan ke dalam Penyesuaian Kurang pada SO SIRIKA.
Akibatnya Saldo pada R2 SIGA dikurangi 2x lipat (dikurangi oleh Penyesuaian Kurang SIRIKA dan dikurangi lagi oleh Pelayanan pada R1 SIGA).
Kemungkinan lain adalah Jumlah Pelayanan Akseptor yang diinputkan R1 SIGA lebih besar dari sebenarnya (sangat jarang terjadi).
Silakan berkoordinasi antara Operator SIGA dan Operator SIRIKA. Jika mengalami kendala maka silakan menghubungi Admin SIRIKA di Provinsi.
Admin SIRIKA Provinsi nantinya jika diperlukan juga akan berkoordinasi dengan Admin SIGA Provinsi.
Sebenarnya ada cukup waktu untuk input semua Pelayanan KB, karena pelayanan KB dapat diinput pada bulan berjalan + sampai dengan tanggal 10 bulan berikutnya.
Namun dalam kondisi ada pelayanan yang tidak terlaporkan selama periode input, silakan dikonsultasikan ke Bidang KB melalui link bit.ly/panduansirika
Gagal saat menyimpan R/I/KB ada beberapa kemungkinan. Berikut kemungkinan dan solusinya.
* SOLUSI *
>> Kemungkinan Pertama:
Pada saat menyimpan, kecepatan koneksi internet sedang rendah (lambat), sehingga menyebabkan error. Walaupun sinyal kuat (WiFi maupun HP) bukan berarti kecepatan koneksi internetnya juga bagus. Mohon dipastikan lagi kecepatan koneksi internetnya cukup cepat, misal bisa digunakan untuk memutar Youtube dengan resolusi 720, atau dengan aplikasi semacam https://speedtest.net atau https://speedof.me setidaknya mendapatkan kecepatan 2 Mbps atau serendah-rendahnya 1 Mbps.
Jika kecepatan koneksi internet sudah cukup baik, silakan coba simpan lagi.
>> Kemungkinan Kedua:
Form pengisian R1 (R/I/KB) terbuka terlalu lama, sehingga Time-Out dan menyebabkan error saat Simpan.
Untuk mencegah agar tidak time-out, disarankan untuk:
>> Kemungkinan Ketiga:
Jika semua kemungkinan di atas sudah diatasi dan hasilnya masih tetap error/gagal simpan, maka ada kemungkinan sedang ada kendala di server atau sistem aplikasinya.
Silakan langsung hubungi Admin Provinsi, atau bisa juga tunggu beberapa saat dulu dan dicoba lagi, jika tetap tidak bisa baru hubungi Admin Provinsi.
Saldo awal bulan ini tidak cocok dengan saldo akhir bulan sebelumnya.
* SOLUSI *
>> Contoh kasusnya terjadi pada R2 Februari 2024
Misalkan kasusnya adalah saldo awal Februari 2024 tidak sama dengan saldo akhir Januari 2024
Pertama, pastikan dahulu, mulai kapan saldo awal bulan apa terjadi ketidakcocokan ini?
Dalam contoh di atas, apakah benar mulai Februari 2024 saja? Atau mungkin sejak bulan Januari 2024, Desember 2023, November 2023, atau bahkan sebelumnya lagi?
Harap dipastikan dahulu mulai bulan apa terjadi ketidaksesuaian saldo awal, dan perbaikan saldo akan dimulai dari bulan tersebut.
Kedua, setelah pada langkah Pertama di atas sudah dapat dipastikan R2 pada bulan apa yang akan dilakukan perbaikan, ikuti langkah-langkah sbb:
Catatan Penting
Jika saat ini kita sudah/sedang entri data di R1/R2 bulan tertentu, misalkan Desember, maka sangat tidak disarankan untuk entri lagi bulan-bulan sebelumnya misal November atau Oktober, karena dapat mengakibatkan saldo tidak sinkron lagi.
Jadi, tuntaskan entri R1/R2 di bulan tersebut, setelah selesai baru lanjut ke bulan-bulan selanjutnya, dan jangan balik lagi entri ke bulan-bulan sebelumnya.
Pada sumber alokon selain APBN, faskes induk ingin mendistribusikan alokon ke jaringan/jejaring, tetapi nama jaringan/jejaring yang dituju tidak ada dalam pilihan (namanya tidak muncul).
* SOLUSI *
1️⃣ Kemungkinan Pertama: R2 dari jaringan/jejaring yang dituju belum dibuat
Misal Faskes Induk akan mendistrikbusikan alokon pada bulan Maret, maka jaringan/jejaring yang dituju juga harus sudah membuat R2 bulan Maret, agar transaksi penerimaan alokonnya dapat tercatat pada R2 bulan Maret pada jaringan/jejaring tersebut.
Jika R2 (bulan yang sama) dari jaringan/jejaring tujuannya belum dibuat, maka nama jaringan/jejaringnya tidak tampil.
2️⃣ Kemungkinan Kedua: K0 dari jaringan/jejaring yang dicari tersebut tdak menginduk kepada Faskes yang akan melakukan distribusi Alokon.
Pastikan bahwa K0 dari jaringan/jejaring yang dituju sudah menginduk ke Faskes Induk tersebut. Bisa dicek dengan membuka K0 jaringan/jejaring untuk melihat kode Faskes Induknya, atau bisa juga dengan cara melihat dari 7 digit awal Nomor Register jaringan/jejaringnya yang seharusnya sama dengan Nomor Register Faskes Induknya.
Kemungkinan penyebabnya adalah hasil migrasi pada daftar nama Tenaga Kesehatan pada K/0/KB tersebut tidak sempurna dan menyebabkan error saat Simpan.
* SOLUSI *
Hapus semua nama pada daftar Tenaga Kesehatan hingga kosong, kemudian lakukan entry ulang untuk nama-nama tersebut. Entry ulang cukup beberapa saja dahulu (tidak harus semua), kemudian lakukan Simpan. Hampir selalu berhasil dengan cara ini.
Jika sudah berhasil Simpan, maka permasalahan sudah teratasi. Selanjutnya bisa lakukan edit lagi K/0 tersebut dan lanjutkan melengkapi entry semua nama Tenaga Kesehatan yang kurang hingga lengkap.
R2 (Mutasi Alokon) harus selalu dibuat pada tiap bulan, terlepas walaupun jika pada bulan tersebut belum ada mutasi alokon sama sekali.
Cara membuat R2 saat sama sekali belum ada mutasi alokon dapat dilihat pada Video Tutorial ini.
Penyebab Keluarga Sasaran tidak ditemukan saat akan diinput ke dalam K/0/BKB adalah karena Keluarga Sasaran tersebut sudah dimasukkan dalam K/0/BKB (K/0/BKB ini ataupun K/0/BKB lainya).
* SOLUSI *
>> Pastikan apakah Keluarga Sasaran tersebut sudah menjadi anggota pada K/0/BKB lainnya atau tidak:
Pada Rekapitulasi Data Keluarga, lihat detail Keluarga Sasaran tersebut (klik pada ikon kaca pembesar ).

Jika pada Kesertaan BKB = Ya (seperti pada contoh gambar di bawah ini), maka berarti Keluarga Sasaran tersebut sudah masuk dalam salah satu K/0/KB yang sudah ada, sehingga tentunya tidak dapat untuk dimasukkan lagi ke dalam K/0/BKB.

Karena satu Keluarga hanya bisa masuk dalam satu K/0/BKB, maka Keluarga Sasaran tersebut tidak dapat lagi dimasukkan menjadi anggota K/0/BKB lainnya (tidak dimunculkan lagi dalam pilihan).
Gagal saat Simpan atau Gagal saat menambahkan “Anggota Hadir Dalam Pertemuan” pada R1 Poktan (Register Kelompok Kegiatan), misalkan R/I/BKB.
Penyebab umumnya adalah karena diantara Keluarga yang hadir tersebut ada yang tidak valid pada K0-nya.
Untuk penjelasan detail silakan mengacu pada isi file PDF ini
Biasanya Desa/Kelurahan yang akan ditambahkan sebagai wilayah binaan PKB tidak bisa muncul karena Desa/Kelurahan tersebut masih `menempel` pada K/0/PKB lain
* SOLUSI *
Cek pada K/0/PKB lainnya, kira-kira pada K/0/PKB mana Desa/Kelurahan tersebut masih `menempel`. Setelah K/0/PKB tersebut ditemukan, hapus wilayah Desa/Kelurahan dari K/0-nya, kemudian Simpan.
Setelah itu coba buka ulang K/0/PKB yang baru saja dihapus Desa/Kelurahan binaannya tersebut, cek pastikan bahwa Desa/Kelurahan yang barusan dihapus tadi benar-benar sudah terhapus (tidak muncul kembali lagi ke dalam K/0).
Jika Desa/Kelurahan sudah dihapus dari K/0/PKB, maka barulah Desa/Kelurahan tersebut dapat dimasukkan ke dalam K/0/PKB lain.
Cukup melakukan perubahan pada K/0/PKB, ubah desa/kelurahan binaan untuk PKB tersebut.
>> Langkah Pertama adalah menghapus wilayah desa/kelurahan dari K/0/PKB untuk semua PKB yang mutasi
Membebaskan (menghapus) wilayah desa/kelurahan yang sudah tidak lagi sesuai dari K/0/PKB yang lama (yang sebelumnya memegang wilayah tersebut).
Jika sebuah desa/kelurahan masih ‘menempel’ pada K/0/PKB yang lama, maka wilayah desa/kelurahan tersebut tidak akan bisa dimasukkan ke dalam K/0/PKB yang baru, jadi langkah pertama adalah menghapusnya.
Urutan langkah:
>> Langkah Kedua adalah memasukkan wilayah desa/kelurahan yang baru ke dalam K/0/PKB yang mutasi
Setelah wilayah desa/kelurahan sudah dihapus dari K/0/PKB yang lama, maka wilayah tersebut sudah dapat dimasukkan ke dalam K/0/PKB yang baru.
Urutan langkah:
Silakan menambahkan KK yang tidak ada tersebut ke dalam Rekapitulasi Data Keluarga, agar dapat dimasukkan ke dalam K/0 Poktan.
Catatan:
Data Keluarga yang baru saja ditambahkan baru akan dapat muncul pada Rekapitulasi Data Keluarga maupun pada menu-menu Pencarian lainnya setelah H+1 atau maksimal 1×24 jam.
Cara menambahkan KK baru ada pada VIDEO TUTORIAL ini (klik di sini 📺)
Referensi Aplikasi SIGA YanKB dan DALLAP
Perwakilan BKKBN Provinsi Jawa Timur
2022-2026